Polaris Media følger "Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse". Selskapets redegjørelse omfatter også redegjørelse om foretaksstyring etter regnskapslovens §3-3 b), samt redegjørelse om samfunnsansvar etter regnskapslovens §3-3 c). Konsernet har ingen vesentlige avvik fra anbefalingen til NUES.
1. Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse
Polaris Medias formål er å drive mediehus, informasjons- og forlagsvirksomhet, trykkeridrift og annen beslektet næringsvirksomhet. Samfunnsoppdraget er å drive publisistisk virksomhet innenfor rammene av Redaktørplakaten og Vær Varsom-plakaten, en virksomhet som styrker ytringsfriheten og demokratiet. Dette skal gjøres innenfor en kommersiell og lønnsom ramme, noe som også er med på å styrke det langsiktige arbeidet med å oppfylle samfunnsoppdraget.
I formålsparagrafen heter det også at selskapet kan, for å realisere formålet, foreta investeringer, herunder i andre selskaper, samt eiendommer.
Polaris Media ASAs eierstyring og selskapsledelse bygger på konsernets publisistiske tradisjon og verdigrunnlag, som innebærer at kravet til redaksjonell frihet, uavhengighet og integritet skal være retningsgivende for alle mediehus i konsernet. Polaris Media skal kjennetegnes av høy etisk standard, og prinsippene for eierstyring og selskapsledelse skal være i samsvar med beste praksis i norsk og internasjonalt næringsliv.
Sentralt i styringen og ledelsen av konsernet er den redaksjonelle plattformen som er nedfelt i Polaris Media ASAs vedtekter §3. Ifølge vedtektenes §9 har en redaksjonell stiftelse en særskilt oppgave med å påse at den publisistiske plattformen ivaretas.
Redaksjonell årsrapport
Den redaksjonelle delen av samfunnsansvaret er ivaretatt av redaksjonene og de ansvarlige redaktørene for de ulike publikasjonene. Videre har den redaksjonelle stiftelsen i Polaris Media, Norsk Presseforbund, PFU og svenske Pressombudsmannen oppgaver og ansvar som er med på å styrke dette arbeidet. Det skrives også en egen redaksjonell årsrapport i den norske delen av Polaris Media, der samtlige ansvarlige redaktører bidrar.
I 2020 behandlet Pressens Faglige Utvalg (PFU) 22 (42) klager mot våre mediehus i Norge, og Pressombudsmannen (PO) i Sverige behandlet 11 (8) klager mot Stampen Medias mediehus i Sverige (se tabeller nedenfor). Av disse førte 3 (6) av sakene til at mediehusene ble felt for brudd på god presseskikk (Sunnhordland, Sunnmørsposten og Göteborgs-Posten). I de øvrige sakene ble mediehusene frifunnet, eller klagene ble henlagt eller avvist etter forenklet saksbehandling.
Redaksjonene lærer av tidligere PFU/PO-avgjørelser og har blant annet skjerpet kravene til samtidig imøtegåelse når noen blir gjenstand for sterke beskyldninger. Konsernets redaksjoner har en høy bevissthet rundt presseetikk, og det er et krav til journalistikken å etterleve Vær Varsom-plakaten.
Tabell 1: Klager behandlet i PFU (Norge)
| REDAKSJON | Totalt antall klager til PFU | Fellelse/kritikk |
| | 2020 | 2019 | 2020 | 2019 |
| Adresseavisen | 6 | 6 | 0 | 1 |
| Agderposten | 1 | 4 | 0 | 1 |
| Andøyposten | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Brønnøysunds Avis | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Bømlo-Nytt | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Fjordabladet | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Fjordenes Tidende | 1 | 2 | 0 | 1 |
| Folkebladet | 0 | 2 | 0 | 0 |
| Framtid i Nord | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Fædrelandsvennen | 5 | 6 | 0 | 1 |
| Grimstad Adressetidende | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Harstad Tidende | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Lillesands-Posten | 1 | 1 | 0 | 1 |
| Lindesnes | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Lister | 1 | 2 | 0 | 0 |
| Møre-Nytt | 0 | 3 | 0 | 0 |
| Stjørdalens Blad | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Sunnhordland | 1 | 1 | 1 | 0 |
| Sunnmørsposten | 2 | 2 | 1 | 0 |
| Sør-Trøndelag | 1 | 1 | 0 | 0 |
| Varden | 1 | 2 | 0 | 0 |
| Vesterålen Online | 0 | 2 | 0 | 0 |
| Åndalsnes Avis | 0 | 1 | 0 | 1 |
| SUM | 22 | 42 | 2 | 6 |
Tabell 2: Klager behandlet i PO (Sverige)
| REDAKSJON | Totalt antall klager til PFU | Fellelse/kritikk |
| | 2020 | 2019 | 2020 | 2019 |
| Göteborgs-Posten | 7 | 2 | 1 | 0 |
| Kungälvs-Posten | 2 | 0 | 0 | 0 |
| Hallandsposten | 0 | 2 | 0 | 0 |
| Hallands Nyheter | 1 | 2 | 0 | 0 |
| TTELA | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Bohusläningen | 1 | 1 | 0 | 0 |
| SUM | 11 | 8 | 1 | 0 |
2. Virksomheten
Virksomhet og formål
I samsvar med vedtektene er Polaris Medias formål å drive mediehus, informasjons- og forlagsvirksomhet, samt trykkeridrift og annen beslektet næringsvirksomhet.
Mål, hovedstrategier og risikoprofil
Kjernestrategien for Polaris Media er å styrke og videreutvikle mediehusenes innholdsprodukter og markedsplasser i alle kanaler. I tillegg skal Polaris Media opprettholde posisjonen som et nasjonalt ledende trykkerikonsern, skape nye inntekter innen distribusjonsvirksomheten, og oppnå gode økonomiske resultater.
Konsernstyret behandler løpende konsernets strategi. I tillegg avholdes det årlig et strategiseminar, der både konsernstyret og konsernledelsen deltar. I desember vedtas normalt budsjettet for kommende år. Budsjettet er et viktig verktøy i økonomistyringen og internkontrollen i Polaris Media. I tillegg utarbeides prognoser gjennom året.
Konsernets strategi, mål og risikostyring er nærmere beskrevet i årsrapporten under årsberetningen.
Nærmere om Polaris Media sitt forhold til etikk og samfunnsansvar
Polaris Medias virksomheter har en lang tradisjon for utøvelse av samfunnsansvar. Flere av våre selskaper har eksistert i langt over hundre år, herunder Adresseavisen med mer enn 250 års levetid. Ingen av disse bedriftene ville ha eksistert i dag om man ikke hadde tatt samfunnsansvaret på alvor. Konsernet er gjennomgående tuftet på sunne etiske standarder og høy integritet. Et aktivt forhold til samfunnsansvaret er avgjørende for å sikre tilliten til produktene og merkevarene til hvert enkelt av selskapene i Polaris Media.
Konsernet berører grunnleggende deler av samfunnslivet og dekker et stort geografisk område i Norge. Virksomheten innebærer et betydelig samfunnsansvar som går ut over det rent økonomiske og rettslige ansvaret en norsk virksomhet normalt har. Overordnet strekker ansvaret seg over to hovedområder: det redaksjonelle samfunnsansvaret, som ivaretas av de ansvarlige redaktørene og redaksjonene i mediehusene, og det forretningsmessige ansvaret, som ivaretas i selskapsstrukturen.
Polaris Media er kjennetegnet av en desentralisert struktur med stor grad av selvstendighet i selskapene. Den redaksjonelle og kommersielle virksomheten i Polaris Media utøves gjennom merkevarer med sterk lokal, regional og til dels også nasjonal forankring. Motivert av at samfunnsansvaret står sterkt og at dette er kritisk for å sikre den redaksjonelle og forretningsmessige integriteten, har styret i Polaris Media definert felles strategiske retningslinjer for etikk og samfunnsansvar som inkluderer standarder og oppfølgingsprosedyrer. Disse kan i sin helhet leses på selskapets hjemmeside.
Polaris Media bygger sine strategiske retningslinjer for samfunnsansvar på de fire områdene fra FNs Global Compact, dvs. i) menneskerettigheter, ii) arbeidslivsstandarder, iii) miljø og iv) antikorrupsjon. Det er utarbeidet etiske retningslinjer for konsernet med følgende hovedpunkt:
- Polaris Media skal drive sin virksomhet i tråd med Menneskerettighetene og fremme anerkjennelsen av verdighet og uavhendelige rettigheter for alle mennesker.
- Som mediebedrift skal Polaris Media ivareta et særskilt ansvar for å sikre demokratiske grunnverdier som ytringsfrihet, pressefrihet og informasjonsfrihet. Polaris Medias redaksjonelle virksomhet skal drives i tråd med Norsk Presseforbunds etiske regelverk.
- Polaris Media skal sikre at alle ansatte har organisasjonsfrihet og rett til felles eller individuelle forhandlinger om lønn og arbeidsforhold. Polaris Medias ansatte skal være representert i styrearbeid og sikret deltakelse i bedriftsdemokratiet gjennom konserntillitsvalgtordningen og Polariskonferansen. Tillitsmannsarbeidet i konsernet er i hovedsak regulert av «Medbestemmelsesavtalen», som er en egen avtale mellom ledelsen og tillitsvalgte i Polaris Media. 769 av Polaris Media sine 1050 årsverk i Norge er fagorganiserte. I Stampen Media er 402 av 565 årsverk fagorganiserte. Konserntillitsvalgt koordinerer tillitsmannsarbeidet i konsernet og er også observatør i konsernstyret. En nærmere redegjørelse for tillitsvalgtarbeidet i konsernet finnes her.
- Polaris Media skal være en bedrift der diskriminering på bakgrunn av kjønn, etnisitet, religion eller seksuell legning ikke skal finne sted på arbeidsplassen eller ved ansettelser.
- Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for oppfølging av varsling om diskriminering og trakassering på arbeidsplassen.
- Polaris Media skal aktivt jobbe med å minske og hindre negativ påvirkning fra virksomheten på ytre miljø der det er mulig.
- Polaris Media skal arbeide aktivt for å bekjempe alle former for korrupsjon, og konsernet har nulltoleranse for korrupsjon. Som et stort mediekonsern der en betydelig del av kjernevirksomheten baserer seg på å overvåke og avdekke kritikkverdige forhold i samfunnet, stilles det meget høye krav til de ansattes etiske refleksjon og aktsomhet i spørsmål som særlig vedrører smøring, bestikkelser, forsøk på svindel og korrupsjon og andre forsøk på utilbørlig påvirkning.
- Konsernets aansatte skal opptre i tråd med konsernets retningslinjer for å gi og motta gaver, reiser og andre ytelser, og tydelig ta avstand fra alle former for smøring og bestikkelser.
- Polaris Media har etablert varslingsordninger og rutiner for å håndtere varsling og mistanker om korrupsjon i egen virksomhet, også med mulighet for varsling utenfor egen organisasjonslinje.
Den samlede strategien for samfunnsansvar i Polaris Media reflekteres i konsernets styringsstruktur. Derfor omfatter de strategiske retningslinjene som er beskrevet, bare sentrale standarder som er felles for alle.
Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold, som gjelder for alle ansatte i Polaris Media, kan leses her. Konsernet har en egen rutine for varsling og oppfølging av seksuell trakassering.
Det er opp til det enkelte datterselskap å definere sin lokale strategi for utøvelse av samfunnsansvar. Det kan eksempelvis også omfatte sponsing og deltakelse i veldedighet og andre allmennyttige aktiviteter. Dette kommer i tillegg til etterlevelse av de strategiske retningslinjene for samfunnsansvar som er beskrevet over. Selskapenes oppfølging av aktivitetene følges primært opp av styrene og ledelsen lokalt, men overvåkes og kontrolleres i konsernet gjennom det ordinære rapporterings- og oppfølgingsarbeidet.
Polaris Media og påvirkning på det ytre miljø
Polaris Media etterstreber å minimere virksomhetens miljøfotavtrykk. Mediehusenes produksjon av redaksjonelt og kommersielt innhold har liten grad av påvirkning på det ytre miljø, og det samme gjelder publisering av innhold på digitale plattformer.
Produksjon og distribusjon av papiraviser utgjør fremdeles en stor del av konsernets virksomhet, noe som innebærer et ikke ubetydelig miljøfotavtrykk. Trykkeriene forbruker vesentlige mengder avispapir, trykkfarge, trykkplater og elektrisitet. Valg av miljøvennlig teknologi og kontinuerlig forbedringsarbeid for effektiv utnyttelse av disse innsatsfaktorene bidrar til å minimere miljøfotavtrykket. Trykkerivirksomheten har avtaler med profesjonelle gjenvinnings- og avfallsaktører for å resirkulere avfall fra virksomheten i størst mulig grad, samt sikre tilfredsstillende håndtering av kjemikalier og spesialavfall. Alt avispapir som anvendes i trykkeriene er godkjent for bruk i Svanemerkede trykksaker. I distribusjonsvirksomheten står ruteoptimalisering og valg av så miljøvennlige transportløsninger som mulig sentralt i arbeidet for å minimere påvirkningen på det ytre miljø.
Tabell 3: Nøkkeltall for å følge opp samfunnsansvar i konsernet
| Miljø | | 2020 | 2019 |
| | Energibruk i MWh
| 19 312 | 17 641 |
| | Arealbruk i m2 | 70 173 | 46 823 |
| | Selskaper sertifisert som miljøfyrtårn | 3 | 2 |
| | Selskaper sertifisert ihht. svanemerking | 4 | 4 |
| | Papirbruk i tonn | 21 656 | 18 283 |
| | | | |
| Arbeidsmiljø | | | |
| | Andel kvinner | 43 % | 42 % |
| | Andel kvinnelige ledere | 38 % | 37 % |
| | Sykefravær | 4 % | 4 % |
| | Gjennomsnittlig pensjonsalder (år) | 64 | 65 |
| | Antall selskap som har gjennomført
arbeidsmiljøundersøkelse i året | 6 | 2 |
| | | | |
| Etikk | | | |
| Ansatte | Retningslinjer, tiltak vedrørende
habilitet, gaver, smøring og etikk | Etablert | Etablert |
| | Retningslinjer for varsling av kritikkverdige
forhold ved arbeidsplassen og misligheter. | Etablert | Etablert |
| Leverandører | Rettferdige konkurranser/antikorrupsjon | Etablert | Etablert |
| | Skatter og avgifter - mva. registrert,
ikke ulovlig arbeidskraft | Etablert | Etablert |
| | Egenerklæring om miljø og
samfunnsansvar fra leverandører | Etablert | Etablert |
Redaksjonell
virksomhet | Erklæring fra redaksjonell stiftelse
(i redaksjonell årsrapport) | Avgitt | Avgitt |
Utviklingen i nøkkeltall for ytre miljø må ses i sammenheng med at konsernet har blitt vesentlig større som følge av oppkjøp i 2020.
Nærmere om arbeid for å fremme likestilling og hindre diskriminering i konsernet
Polaris Medias arbeid for å fremme likestilling og hindre diskriminering er forankret i virksomhetens strategier og retningslinjer. Vi har målsettinger om økt kvinneandel og kjønnsbalanse på alle ledernivå med en tilhørende tiltaksplan. I 2018 utarbeidet vi nye retningslinjer for å hindre diskriminering, trakassering og andre kritikkverdige forhold med varslingsrutiner. Hensynet til likestilling og ikke-diskriminering er også inkludert i den øvrige personalpolitikken.
I Polaris Media skal ansatte føle seg trygge på jobb og ikke oppleve diskriminering eller uønsket seksuell oppmerksomhet, vi har nulltoleranse for enhver form for diskriminering og trakassering. Våre ledere har et særlig ansvar for å ivareta omsorgen for ansatte og plikt til å reagere ved uønskede situasjoner.
Det er lagt godt til rette for at alle ansatte i konsernet skal kunne varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Nærmere retningslinjer er gitt i egen varslingsrutine, det er også gitt mulighet for at varsling kan skje anonymt til en ekstern kontaktperson. Særlig oppmerksom er viet seksuell trakassering og uønsket seksuell oppmerksomhet. Polaris Media har behandlet temaet nærmere i en egen rutine hvor forebygging, varsling og oppfølging vektlegges.
Polaris Media har ikke hatt kjønnsbalanse blant ledere og satte ved inngangen til 2018 mål om å øke kvinneandelen til 40 – 60 %. Betydningen av god kjønnsbalanse på alle ledernivå er frontet av konsernledelsen. Rekrutteringsprosessen er modernisert, det er en bevissthet om å få fram kvalifiserte kvinner ved rekruttering til lederstillinger. I Polaris Media gis kvinner oppgaver med utfordringer og ansvar, og får gjennom dette muligheten til å skaffe seg ledererfaring, på lik linje med menn. Iverksatte tiltak for økt kvinneandel blant ledere har gitt resultater, kvinneandelen har økt uten at målsettingene er oppnådd ennå. Arbeidet for kjønnsbalanse blant ledere fortsetter med uforminsket styrke og følges opp i møter med selskapene.
Det er relativt lite mangfold av etnisitet blant ansatte i virksomheten. Dette gjenspeiler søkermassen til utlyste stillinger i Polaris Media. Det vil i løpet av 2021 kartlegges hvilke tiltak som kan settes inn for å øke mangfoldet ved rekruttering av ansatte.
Se også tekst under investorinformasjon på www.polarismedia.no.
Tabell 4: Nøkkeltall faktisk tilstand kjønnslikestilling i konsernet
| | Kvinner | Menn |
Antall av totalt antall ansatte per 31.12.20
| 43% | 57% |
| Andel midlertidige ansatte* per 31.12.20 | 4% | 4% |
| Andel deltidsansatte** per 31.12.20 | 18% | 5% |
| Uttak av foreldrepermisjon, gj.snitt antall uker i 2020 | 23 | 16 |
Personvern i Polaris Media
Det er svært viktig for mediehusene å opprettholde tilliten blant brukerne. Vi er derfor opptatt av å ivareta våre brukeres personvern på en god måte. Dette gjør vi gjennom å være åpne om hva slags informasjon vi samler om dem, og hvordan vi benytter denne informasjonen for å videreutvikle og tilpasse våre tjenester til det beste for den enkelte bruker. Informasjon som beskriver vår bruk av anonyme data, personvernopplysninger og informasjonskapsler (cookies), samt den datapolicy vi har definert for hva annonsører og andre eksterne aktører har lov å samle og anvende av data om våre brukere, kan leses i sin helhet på vår hjemmeside. Denne oppdateres jevnlig og er utarbeidet i tett samarbeid med bransjen.
Polaris Media har etablert en personvernorganisasjon som har det løpende ansvaret for å følge opp spørsmål knyttet til personvern. Blant annet har vi et eget personvernombud som gir råd om hvordan personopplysninger skal behandles. Det er også etablert systematisk internkontroll innen personvernområdet.
3. Selskapskapital og utbytte
Konsernets egenkapitalandel var per 31. desember 2020 50% (56%). Størrelsen på selskapets egenkapital tilfredsstiller fullt ut selskapets behov for egenfinansiering i forholdet til den virksomhet som drives. Kapitalstrukturen er god og er tilpasset selskapets mål, strategi og risikoprofil.
Selskapet har som mål at utbyttenivået skal gjenspeile aksjonærenes ønske om god løpende avkastning, i tillegg til at selskapets behov for egen utvikling ivaretas. Utbytte skal være stabilt over tid og utgjøre rundt 50-70 prosent av overskuddet etter skatt, forutsatt at selskapets eget kapital- og likviditetsbehov er dekket. Selskapet gjør en løpende vurdering av likviditets- og balansesituasjonen og tilpasser utbyttenivået til dette. For regnskapsåret 2019 ble det vedtatt ikke å utdele utbytte som følge av usikkerhet knyttet til koronapandemiens innvirkning på konsernets fremtidige finansielle resultater. Da Norge stengte ned etter covid-19, besluttet styret å kansellere det foreslåtte utbytte i 2020 for regnskapsåret 2019. Pandemien fortsetter å prege Norge og Sverige i 2021. Det har blitt foretatt mange kostnadsreduserende tiltak, herunder permitteringer og midlertidige lønnsreduksjoner i året som gikk. Styret foreslår derfor NOK 0 i utbytte for regnskapsåret 2020. Styrets ambisjon er at konsernets innsatsfaktorer må belønnes markedsmessig over tid, i henhold til selskapets lønns- og utbyttepolitikk. Styret og administrasjonen jobber for trygge arbeidsplasser og god verdiskapning for aksjonærene samtidig som konsernets mediehus skal fortsette å levere på samfunnsoppdraget.
Styret i Polaris Media ASA har fullmakt til erverv av selskapets egne aksjer i en eller flere omganger opp til samlet pålydende verdi på NOK 4 892 678, som utgjør 10% av selskapets aksjekapital. Fullmakten omfatter også erverv av avtalepant i egne aksjer. Laveste og høyeste kjøpesum som kan betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten, er henholdsvis NOK 1 og NOK 60 per aksje. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. I tillegg har styret i Polaris Media ASA fullmakt til å utstede nye aksjer, men utelukkende til aksjeprogram rettet mot ledelsen og ansatte i konsernet. Fullmakten gjelder frem til selskapets ordinære generalforsamling i 2021, likevel slik at den senest skal opphøre 30. juni 2021. Ved utgangen av 2020 eier Polaris Media ASA totalt 103 514 egne aksjer. I 2020 har selskapet solgt 59 895 aksjer til ansatte i konsernet gjennom aksjeprogrammet for ansatte. Salgspris per aksje var NOK 29,11 etter 20% skattefri rabatt.
Styret i Polaris Media ASA har i tillegg fullmakt til å forhøye aksjekapitalen i selskapet ved utstedelse av nye aksjer i en eller flere omganger opp til en samlet pålydende verdi på NOK 2 446 339, som utgjør 5% av selskapets aksjekapital, i forbindelse med oppkjøp av virksomhet. Fullmakten gjelder frem til selskapets ordinære generalforsamling i 2021, likevel slik at den senest skal opphøre 30. juni 2021.
4. Likebehandling av aksjeeiere og transaksjoner med nærstående
Polaris Media ASA har kun én aksjeklasse med like rettigheter knyttet til hver aksje. Hver aksje gir én stemme i selskapets generalforsamling.
Eneste unntak fra ordinære lovbestemmelser er at endring av vedtektenes bestemmelse om redaksjonell plattform krever minst 3/4 flertall, så vel av avgitte stemmer som av den aksjekapital som er representert på generalforsamlingen. I tillegg har den Redaksjonelle Stiftelsen vetorett ved endring av redaksjonell plattform. Det særlig kvalifiserte flertall for beslutning om endring av vedtektenes bestemmelse om redaksjonell plattform, er begrunnet i Polaris Media ASAs publisistiske ansvar og samfunnsrolle som mediekonsern. Det er også med på å sikre de enkelte publikasjonenes uavhengighet og integritet.
Selskapet har historisk hatt få transaksjoner i egne aksjer, men har de senere år kjøpt egne aksjer for å tilrettelegge for salg av aksjer til egne ansatte i tråd med vedtatt aksjespareprogram. Selskapets policy er at transaksjoner i egne aksjer skal skje over børs gjennom uavhengig mellommann.
Oversikt over aksjer eid av styremedlemmer og konsernledelsen finnes i note 10 i årsregnskapet. Selskapet har ingen opsjonsavtaler, og det er heller ikke inngått noen andre former for gjenkjøpsavtaler eller lignende vedrørende selskapets aksjer med noen part.
Styrets medlemmer er av generalforsamlingen pålagt å inneha aksjer i selskapet tilsvarende ett års styrehonorar. Inntil de aktuelle styremedlemmene oppfyller minimumskravet, er de forpliktet til å kjøpe aksjer for 20% av årlig utbetalt styrehonorar. Ordningen gjelder ikke styremedlemmer som er ansatt hos en aksjonær i selskapet, eller varamedlemmer.
For utdypende informasjon om aksjonærforhold, transaksjoner med nærstående parter mv. henvises det til note 27 og 28 i årsregnskapet.
5. Aksjer og omsettelighet
Selskapets aksjer er fritt omsettelige, og aksjene er notert på Oslo Børs. Det er ikke vedtektsfestet noen form for omsetnings- eller stemmebegrensninger.
6. Generalforsamling
Ordinær generalforsamling avholdes innen utgangen av mai måned hvert år. Alle aksjonærer med kjent adresse får skriftlig innkalling til generalforsamling minst 21 dager før foreslått dato for generalforsamling. Innkalling med saksdokumenter er tilgjengelig på www.polarismedia.no minst 21 dager før generalforsamlingen. For ytterligere informasjon om ordinær generalforsamling henvises til vedtektene §9.
Styreleder åpner generalforsamlingen og avklarer eventuelle spørsmål om stemmerett. Møteledelse er ikke vedtektsfestet da generalforsamlingen selv velger dette. Styret kan etter vedtektene bestemme at aksjonærene kan avgi sin stemme ved bruk av elektronisk kommunikasjon.
Styrets leder, konsernsjefen samt leder av valgkomiteen er alltid til stede i generalforsamlingen for å redegjøre og besvare eventuelle spørsmål som blir stilt. Øvrige styremedlemmer og medlemmer av administrasjonen møter etter behov. Revisor møter i generalforsamlingen når de saker som skal behandles er av en slik art at dette anses nødvendig.
Protokollen fra generalforsamlingen publiseres på selskapets hjemmeside og Oslo Børs umiddelbart etter at den er avholdt. I 2020 ble det åpnet for å avholde generalforsamling via digital plattform. Av smittevernhensyn benyttet Polaris Media seg av denne muligheten.
7. Valgkomité
Valgkomiteen i Polaris Media ASA er vedtektsfestet og består av tre medlemmer valgt av generalforsamlingen for ett år av gangen. Det er fastsatt egne retningslinjer for valgkomiteens arbeid. Valgkomiteen har en egen side på selskapets nettsidewww.polarismedia.no.
8. Styret, sammensetning og uavhengighet
Styrets sammensetning er regulert i selskapets vedtekter §7. Polaris Media har ikke bedriftsforsamling.
Styret er sammensatt for å ivareta aksjonærfellesskapets interesser og selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Styret i Polaris Media ASA kan bestå av 10-11 personer med stemmerett, hvorav 3 er representanter for de ansatte. Styrets 7-8 aksjonærvalgte medlemmer velges av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomitéen.
Valg av ansattrepresentanter ble gjennomført i 2020 for en 2-årsperiode. De nyvalgte ansattrepresentantene tiltrådte styret etter ordinær generalforsamling 5. mai 2020.
Generalforsamlingen velger aksjonærvalgte medlemmer til styret, styrets leder og nestleder.
Ingen fra den daglige ledelse er medlem av styret. Samtlige av de aksjonærvalgte styremedlemmene er uavhengige av ledende ansatte. Styret består av både uavhengige styremedlemmer og medlemmer som representerer større eiere og forretningsforbindelser i selskapet. Det fremgår av årsrapporten og presentasjonen av styrets medlemmer hvilke styremedlemmer som er uavhengige. Styrets sammensetning anses å tilfredsstille kravene til uavhengighet som følger av anbefalingen.
Selskapet er underlagt kravene til kjønnsandel i styret og ivaretar dette. Totalt er det fem kvinner i styret, hvorav tre er aksjonærvalgte. For å sikre kontinuitet i styret, velges styret for en periode på to år, der halvparten er på valg hvert år.
Presentasjon av styremedlemmene og deres kompetanse framgår av egen oversikt i årsrapporten. Det er også en nærmere presentasjon av styremedlemmene på selskapets hjemmeside.
9. Styrets arbeid
Styret i Polaris Media ASA har den overordnede myndighet og ansvar for forvaltningen av konsernet. Det avholdes minst åtte styremøter i året, inkludert en årlig strategisamling. I 2020 ble det avholdt ti styremøter.
Det er fastsatt en styreinstruks for selskapet som blant annet regulerer styrets arbeidsform og saksbehandling, arbeidsplan og fullmakter mellom styret og konsernsjef. I henhold til styreinstruksen skal som et minimum følgende saker styrebehandles:
- Statusrapporter (internregnskaper, likviditet, måloppnåelse (KPI-er), viktigste inntektsdrivere, strategiske prosjekter)
- Konsernbudsjett
- Konsernstrategi
- Policydokumenter
- Kvartalsrapporter (eksternt)
- Årsregnskap og årsberetning (eksternt)
- Finansiell struktur
- Investorrelasjoner, herunder aksjonærpolicy
- Investeringsbeslutninger av strategisk art og/eller over NOK 15 mill
- Overordnet produktutvikling
- Overordnet utvikling av menneskelige ressurser
- Større strukturelle initiativ
- Rammebetingelser pensjonsordninger
- Oppfølging av pensjonsordningene, herunder Adresseavisens Pensjonskasse
- Konsernets internkontrollsystemer
- Styret skal minst en gang per år ha møte med selskapets revisor uten at administrasjonen deltar
- Saker som etter lov eller forskrifter skal behandles av styret
Kun styrets leder uttaler seg utad på vegne av styret. Konsernsjefen, eller den konsernsjefen bemyndiger, uttaler seg utad om selskapets virksomhet og anliggender.
I styreinstruksen er det fastsatt prosedyrer for styreprotokoll og for styrets beslutningsdyktighet. Det er også fastsatt prosedyrer for håndtering av tilfeller der styremedlemmer eller konsernsjef er inhabil.
Styret ansetter selskapets konsernsjef og fastsetter dennes instruks.
Styret gjennomfører en årlig egenevaluering av sitt arbeid, sin kompetanse og arbeidsform. Resultatene fra styreevalueringen gjøres tilgjengelig for valgkomiteen til bruk i komiteens arbeid med kandidater til styret.
Styret har opprettet følgende underutvalg:
- Revisjonsutvalg: Revisjonsutvalget er et saksforberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret med det formål å bedre tilliten til selskapets prosesser og systemer for intern kontroll og finansiell rapportering, inkludert vurdere ekstern revisors arbeid og uavhengighet.
Det er fastsatt retningslinjer for revisjonsutvalgets arbeid og mandat i egen instruks vedtatt av styret.
Revisjonsutvalget har minst kvartalsvise møter hvor CFO forbereder og deltar i møtene. Revisor deltar i disse møtene. Styreleder og konsernsjef deltar i møtene ved behov.
Revisjonsutvalget består av tre medlemmer. Alle tre er også faste medlemmer av styret. I 2020 er det avholdt fem møter i revisjonsutvalget.
- Kompensasjonskomitè: Kompensasjonskomiteen forvalter godtgjørelsesordninger som gjelder for konsernsjefen og den øvrige konsernledelsen på vegne av konsernstyret. Kompensasjonskomiteen skal være et saksforberedende organ for konsernstyret og bidra til grundig behandling av saker som gjelder utforming og praktisering av retningslinjer og rammer for konsernets godtgjørelsespolitikk. Komiteen skal legge frem forslag til godtgjørelse for konsernsjefen for beslutning i konsernstyret. Forslaget skal være i samsvar med styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter allmennaksjeloven § 6-16 a. Komiteen skal utarbeide forslag til eventuelle endringer i retningslinjene. Kompensasjonskomiteen fastsetter godtgjørelse til den øvrige konsernledelse i samråd med konsernsjef. Komiteen består av fire medlemmer hvorav en er fra de ansattes representanter i styret. I 2020 er det avholdt ett møte i kompensasjonskomiteen.
Se også kapittel 12 for nærmere beskrivelse av arbeidet til kompensasjonskomiteen.
10. Risikostyring og intern kontroll
Polaris Media ASA har som formål å forvalte sine eierinteresser i samsvar med vedtektene og gjeldende lovverk.
Styret har fokus på risikostyring og internkontroll, og dette er en integrert del av styrets planmessige arbeid. Hovedformålet er at risikostyring og internkontroll skal gi god sikkerhet for måloppnåelse med følgende virkemidler:
- Målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift.
- Pålitelig intern og ekstern rapportering.
- Overholdelse av lover og regler, samt interne retningslinjer.
- Overholdelse av konsernets retningslinjer for hvordan hensynet til omverdenen integreres i verdiskapningen.
Styret gjennomgår årlig konsernets viktigste risikoområder og den interne kontrollen. Styret får i tillegg en årlig rapport fra administrasjonen og revisor om risikosituasjonen i konsernet. Ansvarsdelingen mellom styret og administrasjonen skjer på følgende måte:
Styrets ansvar:
- Styret har det overordnede ansvar for at Polaris Media har etablert hensiktsmessige og effektive prosesser for risikostyring og internkontroll i henhold til anerkjente rammeverk.
- Styret skal sørge for at nevnte prosesser blir tilfredsstillende etablert, gjennomført og fulgt opp, blant annet gjennom behandling av rapporter utarbeidet av revisor og administrasjon, som oversendes styret av konsernsjef etter forutgående behandling i revisjonsutvalget.
- Styret skal påse at risikostyring og internkontroll integreres i konsernets strategi- og forretningsprosesser.
Konsernsjefens ansvar:
- Skal sørge for at Polaris Medias risikostyring og internkontroll blir gjennomført, dokumentert, overvåket og fulgt opp på en forsvarlig måte. Konsernsjefen skal fastsette instrukser og retningslinjer for hvordan konsernets risikostyring og internkontroll skal gjennomføres i praksis, samt etablere hensiktsmessige kontrollprosesser og funksjoner.
Konsernets operative kontrollfunksjoner er i hovedsak organisert etter prinsippet om tre forsvarslinjer; konsernledelsen, sentral økonomifunksjon og lokal ledelse/økonomifunksjon.
Styret mener konsernet har en god intern kontroll og en risikostyring som er tilpasset virksomheten. De mest sentrale elementene i utøvelsen av den operative internkontrollen i konsernet, er gjort rede for under.
Revisjonsutvalget (uavhengig kontroll)
Styret har nedsatt et revisjonsutvalg som per 2020 består av tre fast møtende aksjonærvalgte styremedlemmer.
Revisjonsutvalget har minimum møte i forkant av hver delårsrapportering der rapporter og analyser gjennomgås. CFO forbereder og deltar i disse møtene. I tillegg møter revisor. Utvalget har en årlig tematisk møteplan der ulike områder det kan være knyttet risiko til, blir belyst spesielt. Dette gjelder for eksempel gjennomgang av nedskrivningstester, konsekvenser av endring i regnskapsstandarder, fullmaktsstrukturer, risikovurderinger mv.
Internkontrollen og systemene omfatter også selskapets verdigrunnlag og retningslinjer for etikk og samfunnsansvar.
Regnskapsrapportering og finansiell styring
CFO i Polaris Media har det overordnede ansvaret for konsernets finans- og økonomifunksjon.
Polaris Media offentliggjør fire delårsrapporter i tillegg til ordinært årsregnskap. Regnskapene skal tilfredsstille kravene i lover og forskrifter og skal avlegges i henhold til vedtatte regnskapsprinsipper, dvs. IFRS. Tidsfrister for offentliggjøring fastsettes av styret.
Det er utarbeidet en overordnet beskrivelse av prosesser og felles regnskapsmanual som er styrende for rapporteringen.
Den interne kontrollen bygger på prinsippet om arbeidsdeling og dualisme, og er godt dokumentert.
Det er etablert fullmaktstrukturer, avstemminger og ledelsesgjennomganger som skal sikre pålitelige regnskaper og redusere risikoen for feil og misligheter.
Det gjøres en årlig evaluering av risiko og kontroller i regnskapsrapporteringsprosessen, og om det er behov for tiltak. Denne evalueringen fremlegges for revisjonsutvalget.
Internt konsernregnskap og nøkkeltallsanalyse utarbeides månedlig og rapporteres med kommentarer og forklaringer på avvik mot fjorår, budsjett og prognose samt utvikling på sentrale nøkkelparametere.
Konsernet har en etablert planprosess for finansiell og økonomisk styring, hvor CFO med sentral økonomifunksjon minimum månedlig møter administrerende direktører og økonomiansvarlige i hoveddatterselskapene. Her gjennomgås finansielle resultater, nøkkeltall og måloppnåelse, samt hendelser som påvirker fremtidig utvikling. På møtene vurderes også risiko knyttet til finansiell rapportering, både på kort og lengre sikt. Konsernledelsen gjennomgår løpende finansiell rapportering, herunder utvikling i resultat- og balansestørrelser, nøkkeltall, måloppnåelse, prognose, likviditet, investeringer, risikovurdering og analyse av og kommentarer til resultater i hoveddatterselskaper og enkeltselskaper.
Konsernet er opptatt av at prosessene knyttet til regnskapsrapportering og finansiell styring gjennomføres av medarbeidere med riktig kompetanse for de ulike arbeidsoppgavene. Faglig oppdatering ved selvstudium, kurs og etterutdanning skjer i henhold til behov og kompleksitet i stillingen. Kompetanseutveksling på tvers av konsernet er også viktig for at konsernet til enhver tid skal ha riktig kompetanse til de ulike arbeidsoppgavene. Mer om intern kontroll og overvåkingsmiljø.
Polaris Media har ikke etablert en særskilt enhet for internrevisjon. Slike oppgaver ivaretas gjennom de samlede kontroll- og overvåkningsaktiviteter som utføres i hele konsernet på alle nivå. Konsernregnskapssjef og felles tjenestesenter for økonomi har et særskilt ansvar for kontroll- og overvåkningsaktiviteter i samarbeid med lokal økonomifunksjon. En oppsummering av kjernen i det samlede kontroll- og overvåkingsmiljøet i konsernet følger nedenfor.
Mer om intern kontroll og overvåkingsmiljø
Polaris Media har ikke etablert en særskilt enhet for internrevisjon. Slike oppgaver ivaretas gjennom de samlede kontroll- og overvåkningsaktiviteter som utføres i hele konsernet på alle nivå. Konsernregnskapssjef og felles tjenestesenter for økonomi har et særskilt ansvar for kontroll- og overvåkningsaktiviteter i samarbeid med lokal økonomifunksjon. En oppsummering av kjernen i det samlede kontroll- og overvåkingsmiljøet i konsernet følger nedenfor.
(1) Konsernledelsen (overvåkning, kommunikasjon og oppfølging)
Konsernledelsen følger opp og overvåker den finansielle rapporteringen i form av gjennomgang av månedlige regnskaps- og driftsrapporter inklusive nøkkeltall og kvartalsrapporter. Konsernledelsen per 31. desember 2020 består av konsernsjef, CFO, administrerende direktør Polaris Media Midt-Norge, administrerende direktør Polaris Media Nordvestlandet og Polaris Media Nord-Norge, administrerende direktør Polaris Media Sør, administrerende direktør Stampen Media, sjefredaktør i Adresseavisen, sjefredaktør i Fædrelandsvennen og konserndirektør prosjekt og forretningsutvikling. Det er i tillegg etablert løpende styringsinformasjon for de ulike hoveddatterselskapene som følges opp av de ansvarlige fra konsernledelsen. Det er etablert digitale nøkkeltallsanalyser som administrasjonen kan følge fra dag til dag.
Konsernets interne styring og oppfølging av virksomhetsområdene ut over dette skjer i stor grad gjennom styremøter i hoveddatterselskapene. Konsernsjef er styreleder i hoveddatterselskapene Polaris Media Midt-Norge/Adresseavisen, Polaris Media Nord-Norge, Polaris Media Nordvestlandet, Polaris Trykk, Polaris Media Sør/Fædrelandsvennen og Stampen Media, mens CFO eller andre konserndirektører er styremedlemmer i de samme selskapene. For øvrig består styrene i Polaris Media Midt-Norge, Polaris Media Nord-Norge, Polaris Media Nordvestlandet, Polaris Trykk, Polaris Media Sør og Stampen Media av representanter fra de ansatte samt to eksterne styremedlemmer uavhengige av Polaris Media ASA.
(2) Styrende dokumenter og systemer (Informasjon)
Polaris Media har en felles økonomimanual for hele den norske delen av konsernet som beskriver prinsipper for finansiell rapportering, kontroll og regnskap. Polaris Media har etablert obligatoriske tiltak for den norske delen av konsernet som innebærer:
- Felles ERP-system
- Felles økonomimodell
- Felles rapporteringsstruktur
- Deltakelse i konsernkontoordning
- Felles senter for regnskaps- og økonomitjenester
Sentralt i den operative internkontrollen står budsjettene og oppfølgingen av disse for de enkelte selskapsenheter i Polaris Media.
(3) Konsern (risikovurdering og kontrollaktiviteter, kommunikasjon og oppfølging)
Konsernet har en sentral finans- og økonomifunksjon som er eier av felles policy, retningslinjer, økonomimodell og systemer for finans- og økonomiområdet.
(4) Underkonsern (risikovurdering og kontrollaktiviteter)
Underkonsernene har ansvaret for den interne kontrollen i sine selskaper. Ledelsen og økonomiansvarlig (økonomisjef eller controller) i hvert enkelt selskap i underkonsernene har ansvar for sitt regnskap og rapporterer resultater til selskapsstyrene.
11.Godtgjørelse til styret
Generalforsamlingen fastsetter godtgjørelsen til styrets medlemmer etter innstilling fra valgkomiteen.
I henhold til valgkomiteens retningslinjer bør komiteen basere sine forslag til godtgjørelser på (a) informasjon om størrelsen på godtgjørelsen til styremedlemmer i andre selskaper som det er relevant å sammenligne seg med, og (b) arbeidsomfang og innsats som det er forventet at styremedlemmet nedlegger i vervet for selskapet.
Styreleder og nestleder godtgjøres særskilt. Styrets medlemmer er av generalforsamlingen pålagt å inneha aksjer i selskapet tilsvarende ett års styrehonorar. Ordningen gjelder ikke styremedlemmer som er ansatt hos en aksjonær i selskapet eller varamedlemmer.
Styremedlemmer med verv i underutvalg nedsatt av styret, mottar i tillegg særskilt godtgjørelse for dette. Disse fastsettes også av generalforsamlingen etter innstilling fra valgkomiteen.
Ingen styremedlemmer utfører konsulentoppdrag eller andre tilleggsoppdrag til styrevervet for konsernet.
Nærmere informasjon om ytelser til styrets medlemmer finnes i note 10 til årsregnskapet.
12. Retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte
Styret i Polaris Media ASA har ansvaret for konsernets godtgjørelsesordninger. Kompensasjonskomiteen forvalter på vegne av konsernstyret de godtgjørelsesordninger som gjelder for konsernsjef og den øvrige konsernledelse. Godtgjørelsesordningene til konsernledelsen i Polaris Media skal tjene følgende overordnede mål:
- Sikre et effektivt og positivt verktøy for konsernstyret og konsernsjef for strategisk styring og måloppnåelse.
- Skape åpenhet og tydelighet om mål og om sammenhengen mellom evaluering av måloppnåelse og oppnådd kompensasjon.
- Ha en god balanse og tydelighet mellom individuelle og kollektive mål i konsernledelsen.
Lønn og andre godtgjørelser for ledende ansatte skal være konkurransedyktige og sikre at Polaris Media kan beholde og tiltrekke seg dyktige toppledere. Nedenfor følger en beskrivelse av de mest sentrale prinsippene som inngår i konsernets retningslinjer for kompensasjon til konsernledelsen, og hvordan disse har blitt praktisert for 2020.
Fast grunnlønn
Fast grunnlønn er hovedelementet i den samlede godtgjørelsen. Basis for regulering av grunnlønnen er den årlige generelle lønnsutviklingen som gjelder for resten av konsernets ansatte, med tillegg av følgende kriterier:
–Konsernets referansenivå til markedet og stillingshavers individuelle verdi.
–Endring av størrelsen på stillingen (ansvar/tyngde).
–Stillingsinnehavers prestasjonsnivå over tid.
Fastlønnen vurderes årlig av kompensasjonskomiteen. Fastlønn for konsernsjef besluttes av konsernstyret etter innstilling fra kompensasjonskomiteen. Fastlønnen for øvrige medlemmer av konsernledelsen besluttes av kompensasjonskomiteen i samråd med konsernsjef.
Fastlønnsprinsippene er blitt praktisert slik i 2020:
For 2020 er det gitt en individuell økning i den faste årslønnen på mellom 3,5% og 5,0% for de medlemmene i konsernledelsen som også var medlemmer i 2019, med virkning fra 1. januar 2020. Dette ble gjort etter en nærmere vurdering basert på de ovennevnte kriteriene. For nye medlemmer av konsernledelsen i 2020 er det gjort individuelle vurderinger ved fastsettelse av nivå på fastlønn.
Prestasjonsbasert lønn (PBL)
I Polaris Media benyttes prestasjonsbasert lønn for å sikre gjennomføringen av selskapets strategi. Ordningen skal tjene følgende formål:
- Et verktøy for konsernstyret til å sende klare signaler til konsernsjef om hva konsernstyret prioriterer.
- Et verktøy for konsernsjef til å sende klare signaler til hvert enkelt medlem av konsernledelsen om hva som skal prioriteres.
- Et grunnlag for å kommunisere til organisasjonen hva som er viktig for konsernet, det enkelte virksomhetsområde og stabsområde.
Prestasjonsbasert lønn skal stimulere til og belønne gode prestasjoner.
Mål og målekriterier er knyttet til rollen og det ansvarsområdet stillingen er nærmest til å påvirke. Hele konsernledelsen har imidlertid et felles ansvar for konsernets EBITDA. Hvor mye dette målet vektes i forhold til andre målekriterier, vurderes årlig.
Konsernstyret fastsetter målekriteriene og uttellingen i prestasjonsbasert lønn for konsernsjef etter innstilling fra kompensasjonskomiteen.
For den øvrige konsernledelse beslutter kompensasjonskomiteen målekriterier og uttelling i prestasjonsbasert lønn etter innstilling fra konsernsjef.
Prinsippene for prestasjonsbasert lønn er praktisert slik i 2020:
Konsernstyret vedtok i desember 2019 en ny PBL-ordning for konsernsjef og øvrige medlemmer av konsernledelsen gjeldende fra og med 2020. Måleparametere er i) konsernets oppnådde EBITDA mot budsjett (75% vekting) og ii) individuelle kvantifiserbare mål for det enkelte medlem av konsernledelsen (25% vekting). Innslagspunktet for oppnådd EBITDA er ved 90% av budsjettert EBITDA, full uttelling av dette målekriteriet oppnås ved en EBITDA som er 110% av budsjettert EBITDA. Utbetaling av eventuell prestasjonsbasert lønn forutsetter uansett at EBITDA utgjør minimum 90% av budsjettert EBITDA. Det ble utarbeidet mål og målekriterier for konsernsjef og øvrige medlemmer av konsernledelsen ved inngangen til 2020. For konsernsjef og konserndirektører ansatt i konsernadministrasjonen er EBITDA for hele konsernet (Norge og Sverige) måleparameter. For øvrige medlemmer av konsernledelsen i Norge er EBITDA for den norske virksomheten måleparameter. Ordningen med prestasjonsbasert lønn er etter konsernstyrets vurdering et godt system for en rimelig kompensasjon til ledelsen i Polaris, men den viste seg å være krevende å praktisere samtidig som konsernet gjennomfører omfattende kostnadsprogrammer.
Ordningen med prestasjonsbasert lønn er etter konsernstyrets vurdering et godt system for en rimelig kompensasjon til ledelsen i Polaris Media.
For året 2020 gir PBL-ordningen ikke uttelling for konsernsjef og konserndirektører ansatt i konsernadministrasjonen, som følge av at oppnådd EBITDA for konsernet ekskludert direkte koronakompensasjon i Norge og generelle redaksjonsstøtte og distribusjonsstøtte i Sverige, gitt fra offentlige myndigheter, er lavere enn 90% av budsjettert EBITDA. PBL-ordningen gir heller ikke uttelling for øvrige medlemmer av konsernledelsen i Norge som følge av at oppnådd EBITDA for den norske virksomheten er lavere enn 90 % av budsjettert EBITDA.
Øvrige ytelser
Pensjonsordninger
Konsernledelsen, inkludert konsernsjef, har en innskuddsbasert pensjonsordning under 12G som er identisk med øvrige ansatte i det selskapet vedkommende har sin arbeidsgiver.
I tillegg har konsernledelsen, eksklusiv konsernsjef, en innskuddsbasert pensjonsordning på 12% for lønn over 12G som også er identisk med den ordning alle andre ansatte med lønn over 12G har i konsernet.
For konsernsjef er det for lønn over 12G avtalt en ytelsesbasert tilleggspensjonsordning, som skal utgjøre 66 % av pensjonsgrunnlaget over 12G på det tidspunkt pensjonen skal begynne å løpe. Ytelsene er livsvarige for konsernsjef. Regulering av pensjonsgrunnlaget skjer basert på gjennomsnittlig årslønnsvekst i konsernet, uavhengig av faktisk lønnsutvikling for konsernsjef. For 2020 er pensjonsgrunnlaget justert opp 3,5%. Ved uttak skal tilleggspensjonen G-reguleres så lenge ytelsene løper.
Polaris Media ASA og konsernsjef Per Axel Koch har en gjensidig rett til å kreve førtidspensjonering ved fylte 60 år. Konsernsjefen har opptjent rett til førtidspensjon ved eventuell fratredelse før fylte 60 år. Førtidspensjonen skal utgjøre 70 % av lønn frem til 67 år og skal reduseres dersom lønnsinntekt fra andre arbeidsgivere, inntekt som selvstendig næringsinntekt og eventuelle utbetalinger fra pensjonsordninger og folketrygd overstiger pensjonsgrunnlaget for førtidspensjon. Pensjonsgrunnlaget for førtidspensjon tilsvarer full lønn. Ved uttak skal førtidspensjon reguleres med den generelle lønnsregulering i Polaris Media.
Til sikring av konsernsjefens tilleggs- og førtidspensjonsordning, er Polaris Media forpliktet til å fullfinansiere ytelsene innen konsernsjef Per Axel Koch fyller 60 år den 29. januar 2021. Kapitalisert verdi av disse forpliktelsene var MNOK 29,8 per 31. desember 2020. Innestående på sperret bankkonto til dekning av forpliktelsen var MNOK 30,5 per 31. desember 2020, og forpliktelsen er dermed fullfinansiert.
Etterlønnsordninger
Det er ikke avtalt spesielle etterlønnsordninger utover avtalt oppsigelsestid for ledende ansatte.
Øvrige ytelser
Konsernledelsen har fast avtalte naturalytelser. I all hovedsak er dette firmabilordning, samt dekning av elektronisk kommunikasjon etter standard regelverk og visse forsikringsordninger.
Nivået på øvrige ytelser har ikke vært gjenstand for endringer i 2020 for konsernledelsen, ut over det som følger av allerede inngåtte avtaler og som er beskrevet i teksten ovenfor. For ytterligere informasjon om ytelser i 2020 se note 10 i årsregnskapet.
Anvendelse av lederlønnsprinsipper for kommende regnskapsår
Lederlønnsprinsippene slik de er beskrevet ovenfor, herunder PBL-ordning, vil videreføres i 2021. Retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer, med innhold i tråd med allmennaksjeloven § 6-16a og nærmere regler gitt i forskrift, vil legges frem for generalforsamlingen innen 1. oktober 2021.
13. Informasjon og kommunikasjon
Polaris Media ønsker å ha en åpen dialog med alle interessenter. Aksjeeiere, potensielle investorer og øvrige finansmarkedsaktører skal ha samtidig tilgang til korrekt, tydelig, relevant og utfyllende informasjon om konsernets historiske resultater, økonomiske utvikling og finansielle stilling, strategier, finansielle mål og framtidsutsikter. Informasjonen skal være konsistent i innhold over tid.
Konsernet har etablert retningslinjer for rapportering av finansiell og annen informasjon gjennom en IR-policy. Retningslinjene er tilgjengelig på www.polarismedia.no.
Polaris Media har samlet all relevant eierinformasjon om konsernet på www.polarismedia.no. På siden publiseres også finanskalender med datoer for offentliggjøring av finansiell informasjon og informasjon om selskapets generalforsamling.
14. Selskapsovertakelse
Polaris Media ASAs vedtekter har ingen begrensninger med hensyn til kjøp av aksjer i selskapet. I en eventuell overtakelsesprosess vil styret bidra til at aksjonærene likebehandles.
15. Revisor
Revisor deltar på styremøter som behandler årsregnskapet der revisors rapport gjennomgås. Minst en gang per år gjennomfører styret og revisjonsutvalget et møte med revisor uten at administrasjonen er til stede. Som regel skjer dette i forbindelse med styrets behandling av årsregnskapet.
Revisor legger hvert år frem for revisjonsutvalget hovedtrekkene i en plan for revisjonen av selskapet.
Revisor forelegger årlig for styret sin vurdering av selskapets interne kontroll, herunder identifikasjon av svakheter og forslag til forbedringer.
Revisor er til stede på selskapets generalforsamling når det er naturlig ut fra de saker som skal behandles. Revisor deltar på samtlige møter i revisjonsutvalget og mottar sakspapirer som går til konsernstyret.
Revisors godtgjørelse for 2020 for revisjonen og andre tjenester fremgår av note 12 til årsregnskapet.
Trondheim, 15. mars 2021
